Personvernerklæring
Gjennom denne personvernerklæringen ønsker vi å gi informasjon om hvordan og hvorfor Second Space AS («Second Space») samler inn og behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot kunder av Second Space, for eksempel dersom du har vist interesse for, eller leid lagerplass ved et av våre minilager, dersom du besøker nettsiden vår eller abonnerer på våre nyhetsbrev.
Det er viktig for oss at dine personopplysninger og din personlige integritet beskyttes, og at vi behandler informasjon som vi har om deg på en lovlig og transparent måte i tråd med personvernregelverket. Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person.
Second Space, ved virksomhetens øverste leder, er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av Second Space. Det daglige ansvaret er delegert til daglig leder. Personvernerklæringen som følger under, inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom Second Space og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
Vår bruk av personopplysninger
Vi samler inn og behandler personopplysninger for at vi skal kunne oppfylle våre plikter overfor våre kunder i Second Space, for å kunne administrere virksomheten, for å kunne oppfylle våre plikter overfor brukere av Second Spaces hjemmesider og ellers oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av dine personopplysninger.
Personopplysninger vi behandler henter vi i all hovedsak fra deg direkte, for eksempel via henvendelser fra deg, din aktivitet på vår nettside eller lignende, eller vi har fått dine opplysninger via din arbeidsgiver fordi du er en kontaktperson hos en av våre leverandører. Second Space henter imidlertid i noen tilfeller opplysninger også fra tredjepart. Det kan være kilder fra offentlig, tilgjengelige registre eller fra myndigheter. Vi vil forsøke å varsle om slik innhenting så fort vi kan, med mindre innsamlingen av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at vi har samlet inn slik informasjon om deg.
Utlevering av personopplysninger - Overføring av personopplysninger til tredjepart
Dine personopplysninger behandles konfidensielt hos oss og det er bare de med tjenstlig behov hos oss som vil ha tilgang til dine personopplysninger. Som hovedregel vil vi derfor ikke dele dine personopplysninger med noen utenfor Second Space.
Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer. Når vi gir tredjeparter tilgang til personopplysninger på denne måten gjør vi bruk av databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.
Det kan også være at vi i noen sammenhenger deler noen av dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere. Merk at vi aldri vil dele dine personopplysninger med en tredjepart uten at vi har en berettiget interesse til dette, vi har ditt samtykke, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten).
Du kan alltid føle deg trygg på at vi ønsker å ivareta ditt personvern når du oppgir dine personopplysninger til oss, eller vi samarbeider med andre aktører.
Hvordan, hvorfor og hvor lenge behandler vi personopplysninger?
Som virksomhetskontakt av Second Space
Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere din virksomhets kundeforhold til Second Space, eller holde kontakt med deg eller din arbeidsgiver. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse og postadresse. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i Second Space kan ved siden av avtale være berettigede interesse, for å kunne drive vår virksomhet og kontakte samarbeidspartnere med relevant informasjon. Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten.
Vi fører blant annet statistikk for å ha oversikt over aktivitet i virksomheten. Vi har foretatt en vurdering av om formålet med bruken av dine personopplysninger er forholdsmessig sammenlignet med ditt personvern. Våre berettigede interesser omfatter muligheten til god administrering av virksomheten innenfor virksomheten.
Dersom vi ønsker å bruke dine opplysninger til noe annet enn vi har opplyst her, vil vi gjøre bruk av vårt eget samtykkeformular slik at vi får innhentet ditt gyldige samtykke. Dette gjelder blant annet for de spesielle kategoriene av personopplysninger som vi unntaksvis behandler.
Som leietager av våre lagertjenester eller produkter
Ved leie av lagerplass, registrerer vi i hovedsak navn, telefonnummer, epostadresse, nåværende og ny postadresse og fødselsnummer. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i Second Space er først og fremst oppfyllelse av avtale. Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten.
Vi deler også dine data med følgende tredjepartsleverandører:
6Storage – CRM-system. Organiserer og lagrer opplysninger
Salto Systems – Adgangssystem. Loggfører hvem som har besøkt lageret
Nets – prosesserer betalinger
Verified – signering av leieavtaler
Vi benytter informasjonskapsler (cookies) på vår hjemmeside. En informasjonskapsel er en liten tekstfil og vår nettside vil alltid spørre din nettleser om å få lagre kapselen på din maskin. Vi gjør dette for at vi skal huske dine handlinger, preferanser og hvor ofte du har vært på vår hjemmeside. Dette gjør det igjen mulig for oss å gi deg som bruker bedre tilgang til ulike funksjoner. Videre bruker vi også informasjonskapsler på sidene våre for at vi skal kunne føre statistikk over hvor ofte vårt nettsted generelt brukes.
Du kan administrere innstillingene for informasjonskapsler i din nettleser.
Lagring av personopplysningene og sletting
Second Space sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Dette betyr at vi eksempelvis sletter opplysninger samlet inn for å kunne oppfylle våre avtalerettslige forpliktelser overfor deg som kjøper, eller for å kunne administrere kundeforholdet med deg.
Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysningene, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger.
Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode. Vi har egne konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet.
Dine rettigheter som registrert
Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor Second Space i forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt. Anmodningene kan rettes til hello@secondspace.no.
Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger.
Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f.eks. epostadresse eller verv) kan du når som helst be om at vi retter dette.
Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.
Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt.
Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg vil bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter, kan du enkelt rette en henvendelse til oss om dette.
Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til SECOND SPACE, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale. Dersom du ønsker å utøve din rett til portabilitet vil de aktuelle opplysningene om deg bli sendt deg, eller en tredjepart som du utpeker så fremt dette er teknisk mulig.
Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine personopplysninger, kan du be om dette.
Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette til Datatilsynet. Klager kan leveres på deres nettsider; www.datatilsynet.no.
Bruk av informasjonskapsler (cookies)
På dette nettstedet brukes det informasjonskapsler (cookies) for å bedre brukeropplevelsen av nettstedet, samt til statistikkformål.
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.
Følgende informasjonskapsler brukes på SECOND SPACE sine nettsider:
Google Analytics: for registrering av brukeratferd og statistikk. Brukerens IP-adresse blir anonymisert.
Cookie | Leverandør | Hensikt | Utløpsdato |
_ga | Brukes til å skille mellom brukere. ID kan ikke spores til bruker. | 2 år | |
_gid | Brukes til å skille mellom brukere. ID kan ikke spores til bruker. | 1 dag | |
_gat | Brukes til å begrense antall forespørsler mot nettstedet. | 1 minutt |
Facebook: Facebook Pixel brukes for å måle trafikk og respons fra markedskampanjer.
Cookie | Leverandør | Hensikt | Utløpsdato |
c_user | Informasjonskapsel relatert til funksjonalitet mot Facebook. | 3 måneder | |
datr | Benyttes for sporing av mistenkelige brukerpålogginger | 2 år | |
fr | Benyttes for å forbedre relevansen i markedsføring via Facebook | 3 måneder | |
pl | Informasjonskapsel relatert til funksjonalitet mot Facebook. | 3 måneder | |
presence | Informasjonskapsel relatert til funksjonalitet mot Facebook. | Når nettleseren lukkes | |
sb | Informasjonskapsel relatert til funksjonalitet mot Facebook. | 2 år | |
wd | Informasjonskapsel relatert til funksjonalitet mot Facebook. | 1 uke | |
xs | Informasjonskapsel relatert til funksjonalitet mot Facebook. | 3 måneder |
All informasjonen som hentes vil kun benyttes internt i til analyseformål, og vi deler ikke data med tredjepart. Vi lagrer aldri informasjon som kan identifisere brukeren personlig.
Nettstatistikk
SECOND SPACE samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på secondspace.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Brukerens IP-adresse anonymiseres og behandles på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt. Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet brukes kun av SECOND SPACE og våre leverandører innen digital kommunikasjon, og utleveres ikke fra SECOND SPACE til andre aktører.
Kontakt
Dersom du har spørsmål eller bekymringer angående ditt personvern, kan du ta kontakt med oss per epost hello@secondspace.no eller du kan rette en henvendelse per telefon 455 05 800
Endringer i vår personvernerklæring
Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon. Dersom det skjer vesentlige endringer i personvernerklæringen, vil du få tilsendt en e-post om dette.